1. Partijen en rollen
Jij, de klant, bent de verwerkingsverantwoordelijke. Gijs Rommers, handelend onder de naam GIR-IT (eenmanszaak), ondernemingsnummer 1034.062.065, is je verwerker. Deze overeenkomst vult de algemene voorwaarden aan en geldt zodra je Model Relay gebruikt, zolang wij persoonsgegevens voor jou verwerken. Ze volgt de Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018.
2. Voorwerp van de verwerking
| Doel | De chat van Model Relay op jouw website laten werken: vragen van bezoekers beantwoorden op basis van de pagina’s van je website die je niet hebt uitgesloten en berichten voor je team doorgeven. |
| Aard | Ontvangen en tijdelijk gebruiken van vragen om een antwoord te genereren, rechtstreeks per e-mail doorsturen van contactberichten zonder databaseopslag, tellen van vragen per onderwerp en gebruikte pagina, hoogstens 30 dagen bewaren van opgeschoonde onbeantwoorde vragen zodat je ontbrekende informatie kunt aanvullen, en beperkt bijhouden van technische gebruiksgegevens. |
| Soort gegevens | De tekst van vragen en eerdere berichten van het gesprek voor het antwoord, de tekst van onbeantwoorde vragen zonder e-mailadressen, telefoonnummers, links, rekeningnummers, adressen, lange nummers en namen waarmee de bezoeker zich voorstelt, voor zover herkend, naam, e-mailadres en bericht uit het contactformulier voor verzending per e-mail, en een afgeleide technische sleutel van het IP-adres. Het gesprek wordt niet meegestuurd met het contactbericht. |
| Betrokkenen | Bezoekers van jouw website die de chat gebruiken. |
| Duur | Zolang de overeenkomst loopt. |
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) zijn niet het doel van de dienst. Jij zorgt ervoor dat de chat niet bewust voor zulke gegevens wordt ingezet.
Je staat ons toe de tellingen en de opgeschoonde onbeantwoorde vragen ook te gebruiken om Model Relay te verbeteren, waaronder het testen en trainen van AI-modellen. Voor dat gebruik zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke en informeren wij bezoekers via ons privacybeleid. Volledige gesprekken vallen hier niet onder, want die bewaren we niet. Vragen met gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens sluiten we uit zodra we ze herkennen.
3. Onze verplichtingen
We verwerken de persoonsgegevens uitsluitend op jouw gedocumenteerde instructies, die bestaan uit deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en de instellingen die je in de werkruimte kiest. Vinden we een instructie in strijd met de AVG, dan verwittigen we je. Wij:
- zorgen ervoor dat personen die toegang hebben tot de gegevens tot vertrouwelijkheid gehouden zijn;
- nemen passende technische en organisatorische maatregelen (zie artikel 5);
- helpen je, binnen redelijke grenzen en voor de gegevens die wij verwerken, om verzoeken van betrokkenen te beantwoorden; ontvangen e-mails beheer je in je eigen mailbox;
- helpen je bij je verplichtingen rond beveiliging, meldingen van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging, voor zover dat met onze rol samenhangt;
- gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor reclame en niet om modellen te trainen.
4. Subverwerkers
Je geeft ons een algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Wij leggen hen dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijven je tegenover aansprakelijk voor hun naleving. Wijzigen we de subverwerkers, dan verwittigen we je vooraf, zodat je bezwaar kunt maken. Kunnen we er samen niet uit, dan kun je de overeenkomst beëindigen.
| Subverwerker | Taak | Locatie |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Hosting, database, zoekindex, wachtrijen, uitvoering van AI-modellen en verzending van e-mailmeldingen | Wereldwijd netwerk; moederbedrijf in de Verenigde Staten |
Mollie B.V. verwerkt betalingen van jouw account. Dat zijn geen gegevens van jouw bezoekers, en Mollie handelt daarvoor als eigen verantwoordelijke.
5. Beveiligingsmaatregelen
- versleutelde verbindingen (HTTPS) tussen bezoekers, de chat en onze API;
- toegang tot de werkruimte alleen na aanmelding, en gescheiden gegevens per website;
- controle van de herkomst van verzoeken en limieten per bezoeker om misbruik tegen te gaan;
- het IP-adres van bezoekers wordt niet opgeslagen, enkel een afgeleide sleutel, die na twee dagen wordt verwijderd;
- gesprekken met de assistent worden niet bewaard; onbeantwoorde vragen worden zonder contactgegevens en hoogstens 30 dagen bewaard; contactberichten worden zonder het gesprek rechtstreeks per e-mail doorgestuurd en niet in onze database bewaard;
- geheimen en sleutels worden buiten de code beheerd;
- toegang van ons team tot productiegegevens beperkt tot wat nodig is.
We evalueren deze maatregelen regelmatig en passen ze aan het risico aan.
6. Inbreuken op persoonsgegevens
Merken we een inbreuk op persoonsgegevens op die jouw bezoekers treft, dan verwittigen we je zonder onredelijke vertraging, met de informatie die we hebben om jou je melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan betrokkenen te laten doen waar dat nodig is.
7. Doorgifte buiten de EER
Persoonsgegevens kunnen op het wereldwijde netwerk van Cloudflare worden verwerkt. Voor doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte steunen we op passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Audit en bewijs
We bezorgen je op redelijke vraag de informatie die nodig is om aan te tonen dat we deze overeenkomst naleven. Heb je een audit nodig, dan spreken we ze samen vooraf af, zodat de normale werking van de dienst niet in het gedrang komt en vertrouwelijke informatie beschermd blijft.
9. Einde van de verwerking
Eindigt de overeenkomst, dan verwijderen we, naar jouw keuze, alle persoonsgegevens die we voor jou verwerken of geven we ze terug, en vernietigen we bestaande kopieën, tenzij de wet bewaring vereist. Ontvangen e-mails beheer je in je eigen mailbox.
10. Jouw verplichtingen als verantwoordelijke
Je zorgt voor een rechtsgrond en voor de informatie aan jouw bezoekers over het gebruik van de chat, bijvoorbeeld in je eigen privacybeleid. Ons privacybeleid beschrijft wat een bezoeker in de chat te zien krijgt en kun je gebruiken als voorbeeld. Je sluit pagina’s uit waarop persoonsgegevens staan die niet voor het publiek bedoeld zijn.
11. Contact en toepasselijk recht
Voor vragen over deze overeenkomst mail je naar gijs@gir-it.be. Het Belgische recht is van toepassing. Voor geschillen gelden de regels van artikel 15 van de algemene voorwaarden.