Privacybeleid.

Wie wij zijn

Model Relay is een dienst van Gijs Rommers, handelend onder de naam GIR-IT (eenmanszaak), met maatschappelijke zetel te Ooievaarstraat 24, 3920 Lommel, België, ondernemingsnummer 1034.062.065. Voor vragen over privacy mail je naar gijs@gir-it.be.

Dit beleid is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, in het Engels GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Twee rollen, twee soorten gegevens

Model Relay speelt twee verschillende rollen. Welke van de twee voor jou geldt, hangt af van wie je bent.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Als je een account hebt

• Gegevens: naam, e-mailadres, een beveiligde hash van je wachtwoord, en sessiegegevens zoals het IP-adres en de browser waarmee je bent aangemeld. Kies je voor aanmelden met Google, dan ontvangen we je Google-account-ID, naam, e-mailadres en eventuele profielfoto om je aan te melden of een account aan te maken.
• Waarom: om je een werkruimte te geven, je aan te melden, je account te beveiligen en je te mailen wanneer een website zijn maandlimiet nadert, je saldo bijna op is of er automatisch is opgeladen. Die mails zet je uit in de instellingen van je werkruimte.
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen (art. 6.1.f AVG).

Als je credits koopt

• Gegevens: je factuurgegevens (bedrijfsnaam of volledige naam, factuur-e-mailadres, adres, land en eventueel btw-nummer), bedrag, datum, betaalstatus en betaalreferentie. Een btw-nummer controleren we in het VIES-register van de Europese Commissie. Je betaalgegevens (zoals kaart- of bankgegevens) geef je rechtstreeks aan Mollie. Wij zien ze niet en bewaren ze niet.
• Waarom: om betalingen te verwerken, je tegoed bij te houden en facturen op te maken.
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke boekhoudplicht (art. 6.1.b en 6.1.c AVG).

Als je website wordt geïmporteerd

• Gegevens: de openbare pagina’s van je website die je laat importeren, met titel, tekst, links en afbeeldingen.
• Waarom: om de assistent antwoorden te laten geven op basis van de pagina’s die jij niet hebt uitgesloten.
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst. Staan er persoonsgegevens op die pagina’s, dan beslis jij als verantwoordelijke of die erop mogen blijven staan.

Als je een bezoeker bent die een vraag stelt

• Gegevens: de tekst van je vraag en de eerdere berichten van dat gesprek, die voor elk antwoord worden meegestuurd om de context te begrijpen. Wij bewaren de inhoud van gesprekken niet. We tellen wel per dag hoeveel vragen er gesteld en beantwoord worden, over welk onderwerp en met welke pagina’s, zonder de vraag zelf, en verwijderen die tellingen na hoogstens 12 maanden. Kon de assistent je vraag niet beantwoorden, dan bewaren we die ene vraag hoogstens 30 dagen, zonder e-mailadressen, telefoonnummers, links, rekeningnummers, adressen, lange nummers en namen waarmee je jezelf voorstelt, voor zover we ze herkennen. Voor misbruikpreventie en kostenbeheer houden wij bij dat er een vraag is gesteld, met een sleutel die uit je IP-adres wordt afgeleid met een geheime waarde. Daaruit kan niet rechtstreeks je IP-adres worden afgelezen.
• Waarom: om je vraag te beantwoorden, het systeem te beschermen tegen overbelasting en de zaak te tonen welke informatie op haar website ontbreekt.
• Rechtsgrond: de zaak waar je de vraag stelt heeft daar een gerechtvaardigd belang bij (art. 6.1.f AVG), namelijk bezoekers te woord staan.
• Tip: vermeld in je vraag geen gevoelige of overbodige persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens.
• Verbetering van Model Relay: de tellingen en de opgeschoonde onbeantwoorde vragen gebruiken we ook om Model Relay te verbeteren, waaronder het testen en trainen van AI-modellen. Daarvoor zijn wij zelf verantwoordelijk, op basis van ons gerechtvaardigd belang een betrouwbare assistent te bouwen (art. 6.1.f AVG). Volledige gesprekken gebruiken we hiervoor niet, want die bewaren we niet. Vragen met gezondheidsgegevens of andere gevoelige gegevens sluiten we uit zodra we ze herkennen. Je kunt je tegen dit gebruik verzetten via de contactgegevens hieronder.

Als je een bericht achterlaat via de chat

• Gegevens: de naam, het e-mailadres en het bericht dat je invult. Het voorafgaande gesprek wordt niet meegestuurd.
• Waarom: zodat het team van de zaak je kan antwoorden.
• Rechtsgrond: de zaak heeft een gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden, of voert een door jou gevraagde stap uit vóór een overeenkomst (art. 6.1.f of 6.1.b AVG).
• Wie ziet het: we sturen het bericht per e-mail naar de zaak. We bewaren geen kopie in de database of een inbox van Model Relay. De zaak bepaalt hoelang zij de ontvangen e-mail bewaart.

Als je onze website bezoekt of ons mailt

• Website: wij gebruiken geen cookies voor tracking of reclame en geen analysesoftware. Onze hostingprovider verwerkt technische gegevens zoals je IP-adres in serverlogs om de site te leveren en te beveiligen (art. 6.1.f AVG). Het contactformulier gebruikt Cloudflare Turnstile om spam te beperken. Daarbij verwerkt Cloudflare technische browsersignalen en je IP-adres (art. 6.1.f AVG).
• E-mail: als je ons mailt, gebruiken wij je gegevens om je te antwoorden (art. 6.1.f of 6.1.b AVG).

Een AI-assistent, geen mens

Bezoekers weten steeds dat ze met een AI-assistent praten, zoals ook Europese regels over transparantie van AI vragen. De assistent baseert zich op pagina’s van de website van de zaak en toont de bron. Hij kan zich toch vergissen: controleer belangrijke zaken zoals prijzen of afspraken bij de zaak zelf. De assistent neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen voor jou en beoordeelt niemand automatisch.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame. We werken met een beperkt aantal dienstverleners, die enkel doen wat wij hen opdragen:

Daarnaast zien de zaak waarvan je de website gebruikt en, in haar opdracht, haar webbureau de gegevens van haar eigen bezoekers. Wettelijk verplichte mededelingen aan overheden en gerechtelijke instanties blijven voorbehouden.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Cloudflare is een Amerikaans bedrijf en verwerkt gegevens op een wereldwijd netwerk. Voor doorgiften buiten de EER steunen we op de passende waarborgen die de AVG voorziet, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Op vraag bezorgen we je een kopie of meer uitleg.

Hoelang we gegevens bewaren

• Account en werkruimte: zolang je account bestaat. Na het beëindigen van de overeenkomst verwijderen of bezorgen we de gegevens terug, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Betaal- en factuurgegevens: zeven jaar, zoals de Belgische boekhoudwetgeving vraagt (art. III.88 Wetboek van economisch recht).
• Berichten uit de chat: we sturen ze rechtstreeks per e-mail door, zonder ze in onze database te bewaren. De zaak bepaalt de bewaartermijn in haar eigen mailbox.
• Gesprekken met de assistent: niet bewaard en niet meegestuurd met een contactbericht. Tellingen per onderwerp bevatten geen vraagtekst en worden na hoogstens 12 maanden verwijderd. Onbeantwoorde vragen worden na hoogstens 30 dagen verwijderd, of eerder door de zaak.
• Technische logs: zo kort als nodig is voor de veiligheid en de werking van de dienst.

Beveiliging

We beschermen gegevens met versleutelde verbindingen (HTTPS), beperkte toegang, beveiligd opgeslagen wachtwoorden, controle van de herkomst van verzoeken en limieten tegen misbruik. Niets is ooit honderd procent veilig. Merken we een inbreuk op persoonsgegevens op, dan nemen we de nodige stappen en melden we die waar de wet het vraagt.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, je te verzetten tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en je gegevens in een bruikbaar formaat te ontvangen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

Mail ons op gijs@gir-it.be. Wij antwoorden binnen één maand. Soms vragen we eerst om je identiteit te bevestigen. Heb je een vraag over een bericht dat je via de chat van een zaak hebt achtergelaten, richt je dan eerst tot die zaak: zij is de verantwoordelijke. Wij helpen haar om je verzoek te beantwoorden.

Een klacht indienen

Ben je niet tevreden met ons antwoord? Dan kun je een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) / Autorité de protection des données (APD), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Je kunt ook naar de bevoegde rechtbank stappen.

Kinderen

Model Relay richt zich tot professionelen. De chat op de website van een zaak kan door iedereen worden gebruikt, maar we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder 13 jaar, de leeftijd waarop jongeren in België zelf toestemming kunnen geven.

Wijzigingen

Wijzigen we dit beleid wezenlijk, dan kondigen we dat aan in de werkruimte of per e-mail. De datum bovenaan toont wanneer het laatst is bijgewerkt.